Conditions d'utilisation

1. Identification

La Plateforme Béluga (« la Plateforme ») est exploitée par Technologies Shelter-Bay inc. (« l'Exploitant »), société constituée en vertu des lois du Québec, ayant son siège social au 900-585 boul. Charest E., Québec (QC) G1K 3J2, Canada.

2. Acceptation des conditions

En créant un compte ou en utilisant la Plateforme, vous acceptez d'être lié(e) par les présentes conditions d'utilisation. Si vous n'acceptez pas ces conditions, vous ne devez pas utiliser la Plateforme.

Si vous utilisez la Plateforme au nom d'une organisation, vous déclarez avoir l'autorité nécessaire pour lier cette organisation aux présentes conditions.

3. Description des services

La Plateforme Béluga est une suite collaborative qui comprend : Béluga Courriel (messagerie électronique), Béluga Fichiers (stockage et partage), Béluga Docs (édition collaborative), Béluga Réunions (visioconférence avec enregistrement et transcription), Béluga Conversations (messagerie instantanée), Béluga Calendrier et Béluga Contacts.

Les présentes conditions couvrent l'accès à ces services par l'application web, l'application de bureau, les clients de courriel externes (via les mots de passe d'application), les applications mobiles compatibles Matrix (dont Element X) pour Béluga Conversations, ainsi que les connecteurs pour assistants d'intelligence artificielle (voir la section 10).

4. Inscription et compte

4.1 Admissibilité

La Plateforme est réservée aux personnes âgées de 14 ans et plus. Les personnes de moins de 14 ans ne peuvent pas créer de compte, conformément aux règles de consentement de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

4.2 Responsabilité du compte

Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants de connexion, de vos mots de passe d'application et de toutes les activités effectuées sous votre compte. Vous devez nous aviser immédiatement de toute utilisation non autorisée à rprp@beluga.quebec. Nous vous recommandons d'activer l'authentification à deux facteurs, offerte gratuitement à tous les utilisateurs.

4.3 Exactitude des informations

Vous vous engagez à fournir des informations exactes et à jour lors de l'inscription et à les maintenir à jour.

5. Utilisation acceptable

La Plateforme est destinée à un usage personnel et professionnel légitime de communication, de collaboration et de gestion de fichiers. Il est interdit de l'utiliser pour :

• Toute activité illégale en vertu des lois fédérales ou provinciales du Canada
• L'envoi de courriels non sollicités en masse (pourriel)
• La distribution de logiciels malveillants, virus ou tout code nuisible
• Le harcèlement, l'intimidation ou les menaces envers d'autres utilisateurs
• La diffusion de contenu haineux, discriminatoire ou incitant à la violence
• L'usurpation d'identité
• La distribution de matériel portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle d'autrui
• La distribution de matériel d'exploitation sexuelle de mineurs
• Toute tentative d'accès non autorisé aux systèmes, comptes ou données d'autres utilisateurs
• L'enregistrement d'une réunion ou d'une conversation en contournant les avis prévus par la Plateforme
• Le minage de cryptomonnaie ou toute activité consommant des ressources de manière abusive

6. Propriété du contenu

Votre contenu. Vous conservez l'entière propriété du contenu que vous téléversez, créez ou transmettez via la Plateforme. En utilisant nos services, vous nous accordez une licence limitée et non exclusive pour héberger, stocker et transmettre votre contenu dans le seul but de vous fournir les services.

Notre contenu. La Plateforme, son interface, son code source, ses marques de commerce (dont la marque Béluga) et sa documentation sont la propriété exclusive de Technologies Shelter-Bay inc. et sont protégés par les lois sur la propriété intellectuelle.

7. Abonnements et facturation

7.1 Plans d'abonnement

La Plateforme offre des plans gratuits et payants, pour les particuliers et pour les organisations. Les fonctionnalités et limites de chaque plan sont décrites sur notre page de tarification. Nous nous réservons le droit de modifier les prix avec un préavis de 30 jours par courriel.

7.2 Essai gratuit (organisations)

Les organisations bénéficient d'un essai gratuit de 30 jours, sans carte de crédit. À l'expiration de l'essai sans abonnement, le compte est ramené aux limites du plan gratuit : aucune donnée n'est supprimée, mais les fonctionnalités payantes sont désactivées jusqu'à la souscription d'un abonnement.

7.3 Paiement et taxes

Les prix affichés sont en dollars canadiens (CAD). La TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %) s'appliquent conformément aux lois fiscales du Québec et du Canada. Les paiements sont traités par notre fournisseur Stripe ; vos informations de carte ne transitent jamais par nos serveurs.

7.4 Renouvellement, défaut de paiement et annulation

Les abonnements sont facturés mensuellement et se renouvellent automatiquement. En cas d'échec de paiement, nous vous en avisons par courriel et l'abonnement passe en défaut ; l'accès aux fonctionnalités payantes peut être suspendu après un délai raisonnable. Vous pouvez annuler votre abonnement en tout temps : le service reste actif jusqu'à la fin de la période payée. Aucun remboursement n'est accordé pour la période en cours.

8. Quotas et limites

Chaque plan comporte des limites d'espace de stockage (fichiers, documents et courriel combinés). Si vous dépassez votre quota, vous ne pourrez plus téléverser de nouveaux fichiers jusqu'à ce que vous libériez de l'espace ou passiez à un plan supérieur. Vos données existantes ne seront jamais supprimées en raison d'un dépassement de quota.

9. Enregistrement et transcription des réunions

L'hôte d'une réunion peut activer l'enregistrement audio et vidéo. Un avis est présenté à chaque participant avant de rejoindre une réunion, et un indicateur visible signale tout enregistrement en cours. En demeurant dans une réunion enregistrée, les participants consentent à la captation de leur audio, de leur vidéo et de leur nom.

L'hôte peut également demander la transcription automatisée d'un enregistrement ; celle-ci est effectuée par un service d'intelligence artificielle tiers (voir notre Politique de confidentialité). Les enregistrements sont conservés 90 jours puis supprimés automatiquement. Il incombe à l'hôte de s'assurer que l'enregistrement d'une réunion est conforme aux lois qui lui sont applicables.

10. Connecteurs d'assistants IA

La Plateforme permet de connecter des assistants d'intelligence artificielle externes (par exemple via le protocole MCP) à vos données Béluga. Une telle connexion n'est établie qu'après votre consentement explicite, et vous choisissez les portées d'accès accordées (lecture ou écriture, module par module). Vous pouvez révoquer une connexion en tout temps.

• Les données consultées par un assistant connecté sont transmises au fournisseur d'IA que vous avez choisi, selon les conditions et la politique de confidentialité de ce fournisseur. L'Exploitant n'est pas responsable du traitement effectué par ce tiers.
• Vous demeurez responsable des actions effectuées par un assistant connecté sous votre compte (envoi de courriels, modification de documents, etc.).
• Les administrateurs d'une organisation peuvent désactiver l'accès des connecteurs IA à l'ensemble des données de leur organisation.

11. Partage de contenu

La Plateforme permet de partager des fichiers et des documents avec d'autres utilisateurs ou par lien, y compris par lien public accessible à quiconque en possède l'adresse. Vous êtes responsable du contenu que vous choisissez de partager et de la portée de partage que vous sélectionnez. Nous pouvons retirer un contenu partagé publiquement qui contrevient à la section 5.

12. Disponibilité du service

Nous nous engageons à maintenir une disponibilité de la Plateforme d'au moins 99 % sur une base mensuelle, excluant les périodes de maintenance planifiée. Nous effectuons périodiquement des maintenances planifiées ; dans la mesure du possible, nous vous préviendrons au moins 24 heures à l'avance par courriel ou via la Plateforme.

L'Exploitant ne saurait être tenu responsable d'une interruption de service causée par un cas de force majeure, incluant sans s'y limiter : catastrophe naturelle, panne du réseau électrique, cyberattaque d'envergure ou décision gouvernementale.

13. Limitation de responsabilité

Dans les limites permises par la loi, la responsabilité totale de l'Exploitant envers vous pour toute réclamation liée à la Plateforme ne dépassera pas le montant total que vous avez payé au cours des 12 mois précédant la réclamation. L'Exploitant ne sera en aucun cas responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux ou consécutifs, y compris la perte de profits, de données ou d'opportunités commerciales.

14. Suspension et résiliation

Par l'utilisateur. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis les paramètres de votre profil. Vos données sont alors supprimées conformément à notre Politique de confidentialité : un délai de grâce de 90 jours permet la récupération en cas de suppression accidentelle, après quoi la suppression est définitive.

Par l'Exploitant. Nous nous réservons le droit de suspendre ou de résilier votre accès à la Plateforme en cas de violation des présentes conditions, d'activité illégale ou préjudiciable, ou de non-paiement de l'abonnement après un délai raisonnable. Sauf en cas d'urgence, nous vous préviendrons par courriel avant toute suspension et vous accorderons un délai raisonnable pour remédier à la situation.

15. Organisations

Les administrateurs d'une organisation Béluga ont la capacité de gérer les comptes des membres, d'attribuer des adresses courriel professionnelles, de créer des groupes et des listes de distribution. Les données créées dans le contexte d'une organisation appartiennent à l'organisation.

Les administrateurs disposent également d'outils de gouvernance : journaux d'audit, règles de prévention des fuites de données (DLP) pouvant analyser les courriels sortants et les partages de fichiers de l'organisation, mises en conservation légale (« legal hold ») empêchant la suppression de données d'un membre lors d'une procédure, exigence d'authentification à deux facteurs, restriction d'accès par adresses IP et exportation des données de l'organisation. En rejoignant une organisation, vous reconnaissez que ses administrateurs peuvent exercer ces capacités sur les données organisationnelles.

En cas de départ d'un membre, l'administrateur peut révoquer son accès aux données organisationnelles. Les données personnelles du membre (compte personnel, fichiers personnels) ne sont pas affectées.

16. Modifications des conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions. Toute modification sera publiée sur cette page. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par courriel au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions. Votre utilisation continue de la Plateforme après cette date constitue votre acceptation des conditions modifiées.

17. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Québec.

18. Contact

Technologies Shelter-Bay inc.
900-585 boul. Charest E., Québec (QC) G1K 3J2, Canada
Courriel : rprp@beluga.quebec