Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La Plateforme Béluga est exploitée par Technologies Shelter-Bay inc., située au 900-585 boul. Charest E., Québec (QC) G1K 3J2, Canada.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Émile Gauvreau. Pour toute question ou demande relative à vos renseignements personnels : rprp@beluga.quebec.

2. Renseignements personnels collectés

2.1 Informations de compte

• Nom, prénom et nom d'affichage
• Adresse courriel et, si vous la fournissez, adresse courriel de récupération
• Mot de passe (stocké sous forme chiffrée chez notre fournisseur d'identité)
• Photo de profil, date de naissance et numéro de téléphone (si fournis volontairement)
• Langue, fuseau horaire et préférences d'affichage et de notification

2.2 Contenu utilisateur

• Fichiers téléversés dans Béluga Fichiers et documents créés dans Béluga Docs
• Courriels envoyés et reçus via Béluga Courriel
• Messages envoyés via Béluga Conversations (chiffrés de bout en bout par défaut)
• Événements de calendrier et contacts
• Enregistrements audio et vidéo de réunions et leurs transcriptions

Où vivent vos données

100 % des renseignements personnels sont stockés sur du matériel détenu par Technologies Shelter-Bay inc., situé au Québec. Nous n'utilisons pas AWS Canada, GCP Canada ou Azure Canada. Les sauvegardes quotidiennes sont chiffrées sur nos machines avant tout transfert, et leur copie hors site reste au Québec.

Traitements internationaux limités

Nous sommes transparents sur les dépendances résiduelles hors Québec :

• Stripe (traitement des paiements) — uniquement les métadonnées nécessaires à la facturation. Béluga ne voit jamais votre numéro de carte.
• API Mistral (France — transcription des réunions) — l'audio d'une réunion est transmis à Mistral AI uniquement lorsque l'hôte active l'enregistrement. Ce traitement est couvert par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Nous cherchons activement à rapatrier ce traitement au Québec.
• Cyberimpact (Québec — courriels transactionnels comme la réinitialisation de mot de passe).

2.4 Données de facturation

Nom et adresse de facturation, historique d'abonnement et factures (avec TPS/TVQ). Les informations de paiement (carte de crédit) ne sont jamais stockées sur nos serveurs ; elles sont traitées exclusivement par notre fournisseur de paiement Stripe, certifié PCI-DSS.

3. Finalités de la collecte

• Création et gestion de votre compte utilisateur
• Fourniture des services de la Plateforme
• Gestion des organisations et de leurs membres
• Envoi de courriels transactionnels (confirmations, invitations, notifications)
• Envoi de notre infolettre, uniquement si vous y avez consenti (désabonnement possible en tout temps, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel)
• Facturation et gestion des abonnements
• Sécurité de la Plateforme, prévention des abus et vérification anti-robot à l'inscription
• Amélioration de la Plateforme et correction d'erreurs techniques
• Respect de nos obligations légales

4. Consentement

En créant un compte sur la Plateforme Béluga, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en supprimant votre compte.

5. Partage des renseignements

Vos renseignements personnels ne sont jamais vendus à des tiers. Ils peuvent être partagés dans les cas suivants uniquement :

5.1 Au sein de votre organisation

Si vous êtes membre d'une organisation sur Béluga, certaines informations (nom, courriel professionnel) sont visibles par les autres membres et administrateurs de cette organisation. Votre adresse courriel personnelle n'est jamais exposée aux autres membres de l'organisation. Les administrateurs de votre organisation disposent en outre des capacités décrites à la section 8.

5.2 Fournisseurs de services

• CyberImpact (Canada — Québec) — relais des courriels de notification et infolettre : adresse courriel, sujet et contenu des notifications.
• Stripe (États-Unis) — traitement des paiements : courriel, nom et adresse de facturation, informations de paiement.
• Mistral AI (France — UE) — transcription de réunions : audio des réunions enregistrées, à la demande de l'hôte.
• hCaptcha / Intuition Machines (États-Unis) — vérification anti-robot à l'inscription : adresse IP, signaux du navigateur.
• Element (Royaume-Uni) — passerelle de notifications mobiles pour Béluga Conversations : métadonnées de message uniquement, jamais le contenu (voir section 12).
• OVHcloud (Canada — Québec) — sauvegardes hors site : copies chiffrées avant transfert, clés détenues par nous seuls.

La liste à jour de nos sous-traitants est publiée sur la page Sous-traitants.

5.3 Communication hors du Québec

Certains fournisseurs ci-dessus traitent des renseignements à l'extérieur du Québec : Stripe et hCaptcha (États-Unis), Mistral AI (France) et Element (Royaume-Uni). L'audio d'une réunion n'est transmis à Mistral AI que lorsque l'hôte demande une transcription. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), chacune de ces communications a fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Toutes les autres données demeurent au Québec.

5.4 Connecteurs d'assistants IA

Si vous choisissez de connecter un assistant d'intelligence artificielle à votre compte, les données consultées par cet assistant sont transmises au fournisseur d'IA que vous avez choisi, selon la politique de confidentialité de ce fournisseur. Vous contrôlez les portées d'accès accordées et pouvez révoquer la connexion en tout temps ; les administrateurs d'organisation peuvent bloquer ces connecteurs pour toute l'organisation.

5.5 Obligation légale

Nous pouvons divulguer vos renseignements si la loi nous y oblige ou sur ordonnance d'un tribunal compétent.

6. Hébergement et sécurité des données

La Plateforme est hébergée sur une infrastructure que nous possédons et exploitons au Québec — aucun fournisseur infonuagique tiers n'héberge vos données. Seules des copies de sauvegarde, chiffrées avant de quitter nos serveurs, sont conservées hors site chez OVHcloud au Québec.

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2+) et au repos
• Chiffrement de bout en bout activé par défaut sur Béluga Conversations
• Authentification déléguée à un fournisseur d'identité dédié ; aucun jeton conservé dans le navigateur
• Authentification à deux facteurs (TOTP, clés d'accès) offerte à tous et pouvant être exigée par une organisation
• Mots de passe d'application distincts et chiffrés pour les clients de courriel externes
• Protection contre les attaques par force brute et limitation du débit des requêtes
• Isolation des données entre organisations (multi-tenant), couverte par des tests automatisés
• Accès administratif restreint à un réseau privé (VPN)
• Journaux d'accès et surveillance des erreurs sur nos propres outils, sans partage à des tiers
• Sauvegardes automatiques chiffrées

7. Conservation des données

• Compte actif : vos données sont conservées tant que votre compte est actif.
• Fichiers supprimés : les fichiers placés dans la corbeille sont supprimés définitivement après 30 jours.
• Enregistrements de réunions : supprimés automatiquement 90 jours après la réunion.
• Suppression de compte : à la suppression de votre compte, vos données sont effacées dans un délai de 90 jours. Ce délai permet la récupération en cas de suppression accidentelle ; passé ce délai, la suppression est définitive.
• Journaux techniques : conservés 12 mois maximum, puis supprimés automatiquement.
• Sauvegardes : conservées 30 jours, puis remplacées automatiquement.
• Factures : conservées conformément aux obligations fiscales applicables (6 ans).

8. Organisations : accès de vos administrateurs

Lorsque vous utilisez Béluga au sein d'une organisation (par exemple votre employeur), les administrateurs de cette organisation peuvent : consulter les journaux d'audit des actions administratives ; appliquer des règles de prévention des fuites de données (DLP) qui analysent les courriels sortants et les partages de fichiers de l'organisation ; placer les données d'un membre en conservation légale lors d'une procédure judiciaire ; exiger l'authentification à deux facteurs ; restreindre l'accès par adresse IP ; et exporter les données de l'organisation. Ces capacités portent sur les données organisationnelles — votre compte personnel n'y est pas soumis.

9. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos renseignements personnels
• Droit de rectification : corriger vos renseignements inexacts ou incomplets
• Droit de suppression : demander la suppression de vos renseignements
• Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé — la Plateforme offre d'ailleurs une fonction d'exportation de vos données (contacts, calendrier, documents, fichiers, courriel)
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement en tout temps
• Droit à la désindexation : demander la cessation de la diffusion de vos renseignements

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels à rprp@beluga.quebec. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

10. Âge minimum

La Plateforme Béluga est réservée aux personnes âgées de 14 ans et plus. Nous ne collectons pas sciemment les renseignements de personnes de moins de 14 ans ; tout compte créé en contravention de cette règle sera supprimé.

11. Témoins (cookies)

La Plateforme Béluga utilise des témoins de connexion (cookies) strictement nécessaires au fonctionnement du service : jetons d'authentification et préférences de session. Nous n'utilisons aucun témoin de traçage publicitaire ni de témoin analytique tiers. Le service de vérification anti-robot hCaptcha, utilisé uniquement sur le formulaire d'inscription, peut déposer ses propres témoins techniques.

12. Notifications mobiles (Béluga Conversations)

Si vous utilisez une application mobile compatible Matrix (comme Element X) pour Béluga Conversations, les notifications poussées transitent par la passerelle du fournisseur Element au Royaume-Uni. Seules des métadonnées y circulent (identifiants de salon et d'expéditeur, compteurs) — jamais le contenu des messages, qui est par ailleurs chiffré de bout en bout. Nous prévoyons remplacer cette passerelle par une infrastructure souveraine.

13. Incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées dans les meilleurs délais, conformément à la Loi 25.

14. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique. Toute modification sera publiée sur cette page avec la date de mise à jour. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par courriel.

15. Plainte

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : 525, boul. René-Lévesque Est, bureau 2.36, Québec (Québec) G1R 5S9 · 1-888-528-7741 · www.cai.gouv.qc.ca